Qué exige el IAF MD5 al calcular días de auditoría

El IAF MD5 es el documento obligatorio que fija cómo un organismo determina la duración de una auditoría de sistemas de gestión. Casi todos lo conocen por la tabla: número efectivo de personal en un eje, días de auditoría en el otro. La tabla es donde empieza el cálculo. Lo que de verdad revisa un evaluador de acreditación es todo lo que hiciste después de consultarla.

Personal efectivo no es plantilla

La cifra de partida es el número efectivo de personal, y es un número calculado, no el de la nómina. El personal de medio tiempo se convierte a su equivalente. El personal estacional y temporal cuenta cuando forma parte de la actividad certificada. El trabajo repetitivo en varios turnos puede reducirse, pero solo cuando los turnos hacen genuinamente lo mismo bajo los mismos controles — y esa reducción hay que justificarla, no darla por hecha.

Equivócate en este número y todo lo que sigue queda mal: la cotización, el plan, la factura y la defendibilidad de la auditoría. Es además el número que más empujan los clientes, y justo por eso el razonamiento detrás debe vivir en el expediente y no en la cabeza de quien preparó la propuesta.

Los factores de ajuste, y su límite

Desde esa base ajustas en ambos sentidos. Hacia arriba por complejidad: varios procesos, actividad de alto riesgo, producto regulado, varias normas auditadas por separado, idiomas que obligan a interpretar. Hacia abajo por madurez: un sistema integrado ya certificado contra otra norma, un sitio auditado antes, un proceso muy automatizado o muy repetitivo.

Dos límites importan más que el resto. Las reducciones están acotadas — el documento pone un tope a cuánto puedes bajar de la tabla, y encadenar justificaciones para pasar ese tope es justo lo que buscan los evaluadores. Y al menos el ochenta por ciento de la duración calculada debe destinarse a auditar en sitio, donde ocurre la actividad. Traslados, redacción del informe y reunión de cierre no son tiempo de auditoría.

El entregable es el registro. No el número — el número más qué factores aplicaste, en qué dirección, cuánto y por qué. Los organismos que guardan ese razonamiento en una fórmula de hoja de cálculo terminan reconstruyéndolo años después frente a un evaluador. Los que lo escriben al cotizar ya respondieron la pregunta. El agente de Solicitud y Cotización hace el cálculo y redacta la justificación junto con él, para que el razonamiento salga con la propuesta en vez de rearmarse de memoria.