O que exige o IAF MD5 nos dias de auditoria

O IAF MD5 é o documento obrigatório que fixa como um organismo determina a duração de uma auditoria de sistemas de gestão. Quase todos o conhecem pela tabela: número efetivo de pessoal num eixo, dias de auditoria no outro. A tabela é onde o cálculo começa. O que um avaliador de acreditação realmente analisa é tudo o que você fez depois de consultá-la.

Pessoal efetivo não é quadro de funcionários

O número de partida é o número efetivo de pessoal, e é um número calculado, não o da folha. O pessoal de meio período converte para seu equivalente. O pessoal sazonal e temporário conta quando faz parte da atividade certificada. O trabalho repetitivo em vários turnos pode ser reduzido, mas só quando os turnos fazem genuinamente a mesma coisa sob os mesmos controles — e essa redução precisa ser justificada, não presumida.

Erre esse número e tudo o que vem depois fica errado: a proposta, o plano, a fatura e a defensabilidade da auditoria. É também o número que os clientes mais pressionam, e justamente por isso o raciocínio por trás precisa viver no dossiê e não na cabeça de quem preparou a proposta.

Os fatores de ajuste, e seu limite

A partir dessa base você ajusta nos dois sentidos. Para cima por complexidade: vários processos, atividade de alto risco, produto regulado, várias normas auditadas separadamente, idiomas que obrigam a interpretar. Para baixo por maturidade: um sistema integrado já certificado contra outra norma, um site auditado antes, um processo muito automatizado ou muito repetitivo.

Dois limites importam mais que o resto. As reduções são delimitadas — o documento põe um teto em quanto você pode descer da tabela, e encadear justificativas para passar desse teto é exatamente o que os avaliadores procuram. E ao menos oitenta por cento da duração calculada precisa ser gasto auditando no local, onde a atividade acontece. Deslocamento, redação do relatório e reunião de encerramento não são tempo de auditoria.

O entregável é o registro. Não o número — o número mais quais fatores você aplicou, em que direção, quanto e por quê. Os organismos que guardam esse raciocínio numa fórmula de planilha acabam reconstruindo-o anos depois diante de um avaliador. Os que o escrevem ao propor já responderam à pergunta. O agente de Solicitação e Proposta faz o cálculo e redige a justificativa junto, para que o raciocínio saia com a proposta em vez de ser refeito de memória.