O que significa o limite de 90 dias nas maiores

A regra dos noventa dias para não conformidades maiores é um dos requisitos mais citados e menos entendidos com precisão em certificação. Não é o prazo para o cliente enviar um plano, nem o prazo para ele terminar o trabalho. É a janela em que o seu organismo precisa ter verificado que a ação corretiva foi eficaz.

Quando o relógio começa e o que precisa caber dentro

O relógio começa no último dia da auditoria, na reunião de encerramento — não quando o relatório é emitido, que em muitos organismos é semanas depois. Só essa distinção come boa parte da janela na prática. Dentro desses noventa dias quatro coisas precisam acontecer em sequência: o cliente analisa a causa, propõe correção e ação corretiva, implementa, e o seu organismo verifica a evidência e aceita o fechamento.

Esse último passo é seu, e é o que fica espremido. Se o cliente entrega evidência no dia oitenta e oito, o seu organismo ainda precisa analisá-la, julgar se ataca a causa e não o sintoma, e registrar a aceitação. Os organismos que tratam o dia noventa como prazo do cliente descobrem rotineiramente no dia noventa e um que a verificação nunca aconteceu.

O que acontece quando a janela fecha

Numa certificação inicial, uma maior sem verificação significa que a decisão não pode ser tomada, e conforme o tempo decorrido pode ser exigida uma reauditoria das áreas afetadas e não uma análise documental. Num cliente certificado, uma maior sem fechamento coloca o certificado em risco de suspensão. Nenhum dos dois desfechos é discricionário, e nenhum é uma boa conversa com um cliente que achava que estava tudo em ordem.

A falha quase nunca é técnica. É que ninguém no organismo estava olhando o calendário daquela constatação enquanto todos cuidavam da auditoria seguinte. Uma constatação com responsável, prazo e um escalonamento que dispara conforme a janela se fecha transforma uma emergência recorrente em rotina. É o que o agente de Acompanhamento de Não Conformidades faz em todo o portfólio, de forma contínua, para que nenhuma maior chegue ao dia noventa sem ninguém ver.