O que conta como evidência objetiva em uma constatação

Evidência objetiva é informação que apoia a existência de algo, e pode ser verificada por alguém diferente de quem a coletou. Essa última cláusula é o ponto todo. Uma constatação apoiada em evidência objetiva sobrevive a um questionamento do cliente, a um recurso e a uma avaliação de acreditação. Uma constatação apoiada na lembrança do auditor não.

O que o registro precisa nomear

Uma constatação defensável nomeia quatro coisas. O requisito que descumpre, citado por requisito e pelo documento do cliente que o adota. A evidência em si, identificada com precisão suficiente para que um terceiro possa ir olhar a mesma coisa: um código de documento com sua revisão, um registro com sua data, uma etiqueta de equipamento, um número de lote, o cargo da pessoa entrevistada. A lacuna entre os dois, enunciada como fato. E a classificação, com o critério que a justifica.

Repare no que não está nessa lista: os adjetivos. Insuficiente, inadequado, fraco e deficiente são conclusões, não evidência. Se o registro diz que o programa de treinamento é inadequado, o cliente pode perguntar razoavelmente inadequado frente a quê — e se a resposta não está no registro, a constatação é uma opinião.

As três que ficam de fora

A primeira é a amostra. Auditar é amostrar, então o registro precisa dizer o que foi amostrado e quanto: cinco de quarenta ordens de serviço, três turnos de três, dois de onze sites. Sem o denominador ninguém consegue julgar se a constatação é um caso isolado ou um padrão — que é exatamente o julgamento do qual a classificação depende.

A segunda é a entrevista. O que alguém disse é evidência, mas só quando o registro identifica o cargo e não o nome, e consigna o que foi dito e não o que o auditor concluiu. A terceira é a negativa: quando um registro exigido simplesmente não existe, a evidência é a busca — onde você procurou, em qual sistema, em qual período, e que nada foi encontrado. Os organismos que escrevem apenas não têm registros perdem essa constatação em recurso mais vezes do que esperam.

Tudo isso qualquer auditor experiente sabe e quase todos pulam sob pressão de tempo, porque escrever acontece no fim de um dia longo. Que é o argumento real para capturar a evidência enquanto a auditoria acontece e não reconstruí-la depois — a abordagem por trás de Oito agentes. Um ciclo de certificação., onde cada constatação leva seu requisito e sua fonte desde que é escrita.