O que deve incluir um ciclo de certificação trienal

Um ciclo de certificação dura três anos e sua forma é fixa: uma auditoria inicial em duas etapas, ao menos uma auditoria de supervisão em cada um dos dois anos seguintes, e uma auditoria de recertificação antes de o certificado vencer. Isso quase todo mundo recita. O que causa problema é que duas datas dentro do ciclo ficam fixas no dia um e todo o resto precisa se dobrar em torno delas.

As duas datas que prendem você

A primeira é a primeira supervisão. Precisa ocorrer no máximo doze meses após o último dia da auditoria de etapa 2 — não doze meses após a decisão de certificação, nem doze meses após a emissão do certificado. Essas três datas podem estar separadas por semanas ou meses, e usar a errada é um dos erros de programação mais comuns do setor. Se a primeira supervisão passar dessa âncora, o certificado precisa ser suspenso ou retirado.

A segunda é a recertificação. A auditoria precisa ser concluída — e a decisão tomada — antes da data de vencimento do certificado. Concluída inclui fechar as não conformidades, o que empurra o início prático dessa auditoria meses antes do que a data do certificado sugere. Os organismos que agendam a recertificação no mês do vencimento descobrem a lacuna quando aparece uma maior.

O que o programa precisa dizer, além das datas

O programa de auditorias não é um calendário. Para cada auditoria precisa estabelecer o objetivo, o escopo e os critérios, e precisa demonstrar que ao longo do ciclo todo o escopo do sistema de gestão é coberto — você não pode auditar os mesmos três processos confortáveis por três anos. Também precisa considerar as mudanças do cliente: um site novo, uma linha de produto nova, um incidente significativo, uma troca de propriedade. Qualquer um deles pode obrigar a refazer o programa no meio do ciclo.

Por isso uma planilha deixa de funcionar passadas algumas dezenas de clientes certificados. Cada ciclo tem suas próprias âncoras, cada auditor suas qualificações e disponibilidade, e cada mudança reacomoda o resto. Gerar o ciclo a partir da decisão de certificação, designar auditores por código de competência e replanejar quando algo se move é o que o agente de Planejamento de Auditorias resolve, para que o programa siga sendo um documento vivo e não um arquivo que se desatualiza.